Travel and Office Manager

Dans un contexte international et en croissance, Mercator Ocean recrute un·e Travel and Office Manager qui interviendra sur des enjeux variés et structurants pour l’organisation : une activité soutenue de déplacements professionnels liée à la participation à de nombreux projets européens et collaborations scientifiques internationales ; des projets d’évolution des espaces de travail ; une attention particulière portée à l’optimisation des ressources, à la qualité de vie au travail et aux engagements environnementaux.

Rattaché·e au Secrétariat Général, vous aurez pour mission d’offrir un environnement de travail performant, sécurisé et agréable, tout en optimisant les coûts et en garantissant un haut niveau de qualité de service pour l’ensemble des collaborateurs et visiteurs. Vous serez notamment responsable de :

• Gérer les services généraux et les infrastructures : gestion opérationnelle des locaux, des services supports (accueil, courrier, fournitures…), supervision de la maintenance et des prestataires associés, gestion des contrats dans les respect de la règlementation ;

• Gérer les déplacements professionnels : définition et déploiement de la politique voyages, organisation des déplacements professionnels des collaborateurs et visiteurs ; pilotage des prestataires (outils de réservation) ; mise en place des dispositifs de sécurité et d’assistance (assurances, gestion des risques pays…)

• Améliorer la qualité de service : mise en place et suivi d’indicateurs de performance (coûts, qualité de service, satisfaction des collaborateurs) ; réalisation de benchmarks pour améliorer les pratiques et mettre en œuvre des actions concrètes;

• Mener des actions supportant la politique environnementale : mobilité, consommation, énergie, achats responsables…

Au-delà de ces missions, vous contribuerez également, au besoin, à d’autres activités de développement de Mercator Océan.

Vous êtes titulaire d'un Master avec une spécialisation en management des organisations, facility management ou administration des entreprises. Vous avez un minimum de 7 ans d’expérience dans la gestion des services généraux et de voyages professionnels, et dans le management d’équipe et de prestataires externes. Une expérience de travail en environnement international constitue un atout. Une excellente maîtrise du français et de l’anglais est indispensable, une troisième langue serait un plus. Nous recherchons un.e candidat.e disposant de compétences en gestion de projets, en rédaction de cahier des charges, en gestion de budgets et des achats.

Vous avez une solide maîtrise des outils de réservation de voyages et des ERP (Cegid, Eurecia, Excel, Word…).  Vous démontrez des aptitudes avérées dans l’animation de réunions et dans l’accompagnement des utilisateurs. Vous êtes reconnu pour vos capacités d’organisation, de gestion des priorités, et de réactivité. Autonome et proactif·ve, vous faites preuve d’initiative et savez travailler dans des environnements multiculturels, exigeants et vous adapter à un rythme de travail soutenu.

ENGLISH VERSION

Who we are?

Mercator Ocean International has been developing operational oceanography activities for nearly 30 years, as part of its public interest mission to preserve the ocean. Many scientific and societal challenges must be met to ensure a sustainable ocean, whether they concern the environment, biodiversity, climate change, the blue economy or education. To meet these challenges, Mercator Ocean designs, develops, operates and maintains state-of-the-art digital systems capable of describing, analysing and forecasting the state of the ocean in 3D, continuously and in real time. The scientific information is then translated to be accessible to all, whether they are public or commercial services, political decision makers, industrialists, associations, NGOs, teachers or citizens. Mercator Ocean International thus combines scientific excellence and social commitment on a daily basis.

As a non-profit company under multinational governance (ES, FR, GB, IT, NO), we work in a climate of trust with our ten shareholder partners, all key players in the development of European oceanography.

About the position

In an international and growing environment, Mercator Ocean is recruiting a Travel and Office Manager who will contribute to several key and structuring activities for the organization. These include a high level of professional travel linked to numerous European projects and international scientific collaborations, workplace evolution and office space projects, and a strong focus on resource optimization, quality of work life, and environmental commitments.

Reporting to the General Secretariat, your mission will be to provide a safe, efficient and pleasant working environment, while optimizing costs and ensuring a high level of service quality for all employees and visitors. Your main responsibilities will include:

• Managing office operations and facilities: overseeing the day-to-day management of premises and support services (reception, mail, office supplies, etc.), supervising maintenance activities and service providers, and managing contracts in compliance with applicable regulations.

• Managing business travel: defining and implementing the corporate travel policy, organizing business trips for employees and visitors, managing travel service providers and booking tools, and ensuring appropriate safety and assistance mechanisms (insurance, country risk management, etc.).

• Managing continuous improvement: establishing and monitoring performance indicators (costs, service quality, employee satisfaction), conducting benchmarking activities to improve practices, and implementing improvement actions.

• Driving initiatives supporting the company’s environmental policy, including sustainable mobility, resource consumption, energy use, and responsible procurement

Beyond these responsibilities, you may also contribute, when necessary, to other development activities at Mercator Ocean.

Assets for success

You hold a Master’s degree, preferably with a specialization in organizational management, facility management, or business administration. You have at least 7 years of experience in the management of office services and business travel, as well as in team and external providers management. Experience in an international environment would be an asset. Fluency in French and English is essential; knowledge of a third language would be an advantage.

We are looking for a candidate with strong skills in project management, drafting specifications, budget management, and procurement. You have a solid command of travel booking tools and ERP systems (such as Cegid, Eurecia, Excel, Word). You also demonstrate strong abilities in facilitating meetings and supporting internal users.

You are recognized for your organizational skills, ability to manage priorities, and responsiveness. Autonomous and proactive, you take initiative and are comfortable working in demanding, multicultural environments and adapting to a dynamic work pace.

Type of contract: full-time permanent contract
Desired start date: As soon as possible.

Benefits: Flexible working hours, luncheon vouchers, paid leave and "RTT" (9 weeks), teleworking (2 days/week), sustainable mobility package, complementary health insurance